Cómo organizar y desarrollar reuniones en países extranjeros

Las pautas que se dan a continuación son muy generales. Cada reunión es diferente y depende de diferentes variables: la empresa (tamaño, sector, localización, etc.), las personas con las que vamos a tratar…

lunes, 24 de enero de 2022
 
  • Hacer negocios con Arabia Saudí
 
A los saudíes les gusta mantener conversaciones en las que hablar de todo un poco, saber sobre nosotros (nuestros gustos, familia, etc.). Sin embargo, no está bien visto que nosotros les hablemos de temas de religión, del papel secundario de sus mujeres, de conflictos bélicos o de sus relaciones con otros países.
Las conversaciones con ellos suelen ser muy largas y duraderas. No quieren ir directamente al grano de los negocios. Su comunicación se caracteriza por ser “indirecta”: ni afirman ni niegan nada de forma directa.
Es un país en donde se valora mucho la jerarquía. Así que a la hora de hacer negocios es mejor tratar con la persona de mayor importancia porque será el que tome la decisión final.
Si estamos invitados a una comida de negocios, las cosas funcionan muy diferente que en Europa. En la comida debemos concentrarnos y disfrutar con lo que estamos haciendo, comer. Tendremos que probar todos los platos (aunque solo sea un poco) y alabarlos sin ser exagerados. Una vez que se concluye de comer, es el momento para empezar a hablar de negocios.
 
 
  • Hacer negocios en México
 
Para comprenderlos primero debemos conocer el significado de “ahorita”. Según algunos el ahorita es la “distancia entre el ahora mismo y la eternidad”. Según otros es “claro, tomo nota”. Entendido esto nos daremos cuenta de que los mexicanos van a cumplir los compromisos a los que lleguen con nosotros pero ¿cuándo?
Dejando de lado las prisas, algo que caracteriza a los mexicanos es que son extremadamente educados y cuidan mucho las formas. Si has tenido la oportunidad de observar a alguno te habrás dado cuenta de que tratan a las personas por su grado académico (“Licenciado X”, “Doctor X”, si se ha cursado un máster “Maestro”…) y siempre de usted (Llamar por el nombre propio indica un exceso de confianza).
Tanto mantienen las formas que, entre ellos se saludan dándose la mano cuando llegan a su puesto de trabajo en la empresa y cuando se despiden.
Si hay que saludar a una mujer, sea conocida o no, se hará con un beso –no con dos, como en España, o tres, como en Francia-.
Sus reuniones siempre comienzan tarde. Son muy impuntuales. Al comenzarlas no se hablará del motivo de la negociación sino que se dedicará un tiempo para conocernos (su fin es establecer una relación de amistad perdurable).
Una vez que comience la negociación hay que considerar que son “cabezones” y no están dispuestos a cambiar fácilmente de opinión, por lo que hay que llevar las propuestas muy bien preparadas (con las ventajas y beneficios que van a obtener). Durante la negociación no nos van a decir claramente que No (piensan que nos ofenden y pueden perder nuestra “amistad”); así que demorarán indefinidamente la respuesta. Si pasado un tiempo solicitamos feedback y ni aun así nos sacan de dudas, lo mejor es considerar la desestimación.
Lo más normal es que durante la negociación nos regateen. De esta forma nos demuestran aprecio. Es mejor ir con las condiciones de los acuerdos preparadas con este fin, para no llevarnos sorpresas.
Suelen acabar las negociaciones en restaurantes típicos, en donde nos podemos ganar su confianza si alabamos a las gentes y costumbres del país.
 
  • Hacer negocios en China
 
Si queremos establecer relaciones empresariales en China es recomendable que busquemos un buen <<Guanxi>> (“relaciones o conexiones sociales”). En China los lazos familiares (incluidas las amistades, compañeros y vecinos) son primordiales, la diferencia de trato entre conocidos y desconocidos es más evidente que en otras partes del mundo. Guanxi es un término que alude a las relaciones sociales basadas en un provecho mutuo. Otros dos términos que tenemos que conocer son renqing (reciprocidad) y xinren (confianza). Si entramos en esta red recíproca, basada en la confianza, podremos pedir favores, con la obligación de devolverlos cuando alguna persona de nuestro guanxi nos los solicite.
Los esfuerzos que realicemos antes de viajar por conocer su cultura, sus tradiciones y sus costumbres serán reconocidos y valorados y ayudarán a desarrollar un mejor guanxi.
En China hay que tener en cuenta también los horarios y el calendario. A la hora de concertar una cita nos tendremos que fijar en que sus fiestas del calendario no coinciden con las occidentales.
Entre los días de fiesta establecidos por ley están el día de Año Nuevo (el 1º de enero), con un día de descanso; la Fiesta de la Primavera, Año Nuevo de calendario agrícola o lunar, con tres días de vacaciones; el Día Internacional de la Mujer Trabajadora (el 8 de marzo); el Día del Árbol (12 de marzo); el Día Internacional del Trabajo (el 1º de mayo), con tres días de descanso; el Día de la Juventud de China (el 4 de mayo); el Día Internacional del Niño (el 1º de junio); el Día de la Fundación del Ejército Popular de Liberación de China (el 1º de agosto); el Día del Maestro (el 10 de septiembre) y la Fiesta Nacional (el 1º de octubre), con tres días de vacaciones.
Los horarios de oficina habituales son de 8 de la mañana a 5 de la tarde de lunes a sábado. Aunque en las ciudades más grandes la occidentalización de sus costumbres ha dado lugar a que sean de lunes a viernes. En cuanto a los despachos y dependencias del Gobierno, la mayor parte de ellos dedican los viernes por la tarde a cuestiones políticas internas (no es buen día para poner reuniones con las autoridades).
 
Si programamos una reunión, al contrario que en México, la falta de puntualidad en China es una ofensa. Lo mismo que si tenemos una cita planeada y no avisamos con suficiente antelación que no vamos a poder acudir.
Antes de iniciar una reunión dan suma importancia a una conversación informal, en la que se puede hablar del paisaje chino, de su clima y geografía, de la arquitectura y el arte de China, de experiencias positivas que nos hayan sucedido en el país, de los cambios positivos en su desarrollo… evitando emitir nuestra opinión sobre temas políticos controversiales que puedan ofender al interlocutor.
Para dirigirnos a una persona usaremos su título y su apellido. Las mujeres casadas suelen usar su apellido de solteras, especialmente en China continental.
Durante la negociación evitaremos dar respuestas negativas. En lugar de "no", diremos "puede ser" o "lo pensaré". De la misma forma, cuando los chinos digan "el problema no es serio" deberemos interpretarlo como "hay un problema".
El saludo es mejor esperar a que lo inicie la otra persona para saber la fórmula que prefiere. Puede ser estrechar la mano o una leve inclinación de cabeza (inclinar el cuerpo de la forma más tradicional no es muy usual). Hay que evitar palmear o abrazar al saludar. No les gusta el contacto físico con extraños.
Las personas de más autoridad jerárquica o de más edad en un grupo esperan ser reconocidas y saludadas antes que al resto. Se entrará a la sala de reuniones en orden jerárquico. Las personas de mayor rango liderarán las negociaciones. Las interrupciones de subordinados pueden ser muy mal vistas.
Para negociar es importante armarse de paciencia y ejercer la humildad.
Los chinos piensan que ya que nos hemos tomado la molestia de viajar hasta allí, no nos vamos a querer ir con un negocio sin cerrar, sea al precio que sea (ellos lo utilizan como arma de presión para lograr sus objetivos). Antes de iniciar la conversación les tenemos que dejar muy claro que preferimos no llegar a un acuerdo antes que hacer un mal negocio.
Si durante la reunión hacemos o decimos algo que les molesta, no nos vamos a enterar. Si hay una próxima reunión la celebraremos seguramente con otra persona de menos rango.
Debemos controlar nuestro lenguaje no verbal. No son amigos de manifestar las emociones.
Si nos ofrecen una tarjeta personal, la leeremos con atención antes de guardárnosla y nosotros entregaremos la nuestra con ambas manos.
 
Si la reunión se va a celebrar con una comida, lo más habitual es que nos inviten a una cena (de 18.00 a 20.00 horas). A la hora de sentarse hay un protocolo establecido: el anfitrión se sienta en el centro de la mesa, mirando hacia la puerta. A su lado se sienta el invitado de honor. El resto se va sentando desde el centro hacia fuera en orden de jerarquía descendente.
El anfitrión va a proponer el primer brindis y posteriormente se realizarán unos cuantos más.
Es una ofensa no probar alguno de los platos así que es mejor no comer mucho al principio, puesto que la media ronda los 25 platos, y si acabamos totalmente con alguno de ellos puede ser entendido como que nos han servido poca cantidad.
 
En cuanto a los colores son supersticiosos. Nos conviene no emplear ni el negro ni el blanco, puesto que se asocian con la muerte. Al contrario llevar algo rojo nos beneficia (una corbata, un pañuelo, un bolso…) es símbolo de prestigio y prosperidad. El dorado es símbolo de poder.
 
  • Hacer negocios en Reino Unido
 
Las empresas inglesas no conceden citas si antes no han comprobado que pueden hacer negocios. Es muy probable, por tanto, que antes de concedernos una nos pidan cierta información.
 
Los ejecutivos y directivos ingleses son bastante serios y profesionales, incluso pueden resultan distantes. En los primeros contactos tendremos la sensación de que son impasibles.
 
Sus reuniones comienzan puntuales. El saludo y la despedida se hablará de temas banales que no sean personales (el tiempo, el tráfico, el viaje…). No necesitan que las reuniones se las detallemos con anterioridad. Quieren saber los temas de los que les vas a hablar pero no necesitan tener una agenda estructurada.
Durante las reuniones harán uso de un humor que al principio nos puede costar entender. El famoso humor inglés (cuya base es la ironía. Es un humor refinado, con un uso muy adecuado del lenguaje y de las normas sociales, pero que suele ser muy punzante. Es un humor inteligente, al que hay que darle más de una vuelta). En los negocios lo emplearán fundamentalmente mezclando lo opuesto de lo que se está diciendo. Es la forma de decirnos que están en desacuerdo con nuestras proposiciones.
No son partidarios del regateo, por lo que es mejor llevar una propuesta real que una inflada para después regatear.
En su vida personal, los ingleses son tradicionales y en los negocios también. Son más afines a aceptar proyectos que signifiquen continuidad y estabilidad que a los que inciden en el cambio o/y en la innovación. En este sentido, también les gusta más cuando se lo presentamos acorde a su forma de trabajar (intentar cambiar su forma de trabajo no suele dar resultados) y respetando la política de su empresa.
En la negociación no debemos hacer uso de la presión en la toma de decisiones ni tampoco emplear la táctica de criticar a la competencia.
Su lenguaje corporal no les delata (no se muestran entusiastas ni decepcionados), y el hablado tampoco, porque no nos van a dar su opinión sobre las propuestas que les planteamos. Una vez finalizadas las conversaciones, las personas implicadas son las que toman la decisión (aunque existen la jerarquía, se suelen tomar las decisiones por consenso).
Si la respuesta es negativa nos lo van a hacer saber claramente, aunque puede que se demoren.
Si la respuesta es positiva, el trato pasa a ser muy directo y franco.
 
Los contratos en el Reino Unido están sujetos a fuertes indemnizaciones por incumplimiento. Lo más seguro es que quieran formalizar el contrato sometiéndolo a la legislación británica.
 
En cuanto a la forma de dirigirnos a ellos, los títulos profesionales y académicos rara vez se usan en las presentaciones. Se llama a la gente por el apellido precedido por los títulos de Mr. o Ms. El título de Mrs. solo se utiliza para presentar a mujeres casadas.
No se deben utilizar los nombres propios hasta que la otra persona lo haga. Cuando se utilizan, no se deben repetir varias veces durante la conversación, pues les parecería demasiado coloquial.
 
  • Hacer negocios en Turquía
 
Si concertamos una reunión en Turquía tendremos que tener en cuenta que debemos llegar puntuales, pues debemos de ser nosotros los que esperemos a que nos reciban.
Antes de comenzar las negociaciones, es normal tratar temas triviales como por ejemplo sobre la estancia en el país, el viaje…
En Turquía, como en muchos otros países, es habitual negociar en inglés. No obstante, si tenemos que exponer material debemos redactarlo en los dos idiomas (turco e inglés).
Las fiestas nacionales  son: el Año Nuevo, 1 de enero; las Fiesta Nacional de los Niños y conmemoración de Ataturk, el 23 de abril; la Fiesta de la Juventud y del Deporte, el 19 de mayo; la Fiesta de la Victoria, el 30 de Agosto; la Fiesta de la República, el 29 de Octubre. Como fiestas religiosas nos encontramos con la Fiesta del Sacrificio y la Fiesta del Ramadán.
 
  • Hacer negocios en Holanda
 
La fama de los holandeses como grandes hombres (o mujeres) de negocio es conocida a nivel mundial. Poseen dotes negociadoras que los hacen ser muy hábiles con los extranjeros.
Se caracterizan en desarrollar las negociaciones con rapidez, sin andarse por las ramas. Cuando tienen que decir que No son bastante directos. Si las condiciones no les parecen favorables no van a proponer más reuniones, ya que son conservadores en sus decisiones. Tienden a encontrar la posición más favorable a su punto de vista, por lo que conviene contar con ello antes de que realicemos la propuesta.
Los holandeses son puntuales a la hora de acudir a las reuniones. Van directos al grano después de una breve presentación, en la que nos van a preguntar que qué tal pero poco más.
Les gusta ser correspondidos con la misma rapidez. Así, si tenemos que realizar alguna exposición o presentación hay que hacerlo con las ideas principales, de forma breve y concisa.
Hay una premisa: siempre cumplen. Todo lo que ofrezcamos lo tenemos que cumplir. Si hemos firmado un contrato y hay alguno de los puntos que no podamos cumplir se lo haremos saber con tiempo bastante, porque lo más probable es que quieran renegociar. No se van a conformar con las “circunstancias o impedimentos” que les planteemos. A su favor hay que decir que ellos también son muy cumplidores.
 
  • Hacer negocios en Rusia
 
Hacer negocios con los rusos se caracteriza todavía por tener que pasar por un gran número de trámites burocráticos. Lo primero para conseguir una cita.
Para fijar una reunión tendremos que ser muy insistentes, pues son reacios a concertarlas. Eso sí, si lo conseguimos no debemos ni aplazarla ni cancelarla y confirmarla unos días antes de acudir.
Sus reuniones suelen durar más de lo establecido. Es importante tener este dato en cuenta para que no planifiquemos dos reuniones seguidas, sino con un espacio prudente de tiempo.
Debido a la gran intervención que siempre tuvo el Estado ruso en los negocios, los hombres de negocio son relativamente “novatos” en este mundo, por lo que no suelen tener formación empresarial y nos puede chocar su forma de intentar llegar a acuerdos.
Los horarios en las empresas se extienden como mucho hasta las seis de la tarde (desde las 9 de la mañana), así que es mejor buscar horarios de mañana para nuestras reuniones.
 
  • Hacer negocios en Alemania
 
Los alemanes llevan la puntualidad a rajatabla. Así que nos conviene calcular todas las distancias y lo que tardamos para no llegar tarde a una cita con un alemán. También son estrictos en cumplir los tiempos que van a dedicar a los encuentros.
Los alemanes también van directos al grano. No les gusta que andemos con rodeos. Quieren escuchar nuestra exposición, ver los datos que les ofrecemos y ya sacan ellos sus conclusiones y nos darán respuesta. Son esencialmente prácticos y poco dados a bromas o a perder el tiempo con algo que no sea el tema que los ocupa.
La respuesta, sea un sí o un no, nos va a llegar rápidamente. Y, al igual que los holandeses, les gusta ser correspondidos en su trato y cumplimiento de los contratos.
 
  • Hacer negocios en Bélgica
 
Bélgica es una gran potencia en cuanto a comercio internacional, por lo tanto están más que acostumbrados a reuniones con extranjeros.
Los belgas son personas muy responsables y consecuentes con su trabajo. Tienen su vida laboral perfectamente planificada; sus horarios (el de las oficinas es de ocho de la mañana a cinco de la tarde), sus reuniones, sus comidas de empresa, sus compromisos sociales, etc.
Cuando los encuentros se celebran en su país se hace en el idioma francés.
Les gusta tener las cosas claras, así que como no consigamos explicarles correctamente el proyecto nos van a realizar muchas preguntas. No les gusta dejar cabos sueltos: cuanto antes resuelvan, mejor. Por lo que es posible que si no les ha quedado claro durante la reunión, y no tienen otro compromiso, nos propongan seguir la reunión durante la comida.
 
  • Hacer negocios en Estados Unidos
 
Los norteamericanos son personas cordiales y amables, aunque menos afectuosas que los sudamericanos.
Después de un saludo breve, van directos al grano. Formularán preguntas de forma directa, incluso nos pueden parecer intimidatorios.
Se debe de acudir a las reuniones preparado, sabiendo todos los puntos que queremos exponer. Las reuniones suelen durar lo establecido, por lo que es recomendable estructurarnos bien la reunión.
Tienen habilidad y experiencia en desenvolverse en ambientes de negocio difíciles. Les gusta la sinceridad y el compromiso, por lo que ellos no serán reacios a hacer concesiones y a buscar alternativas siempre que vean colaboración sincera por nuestra parte.
En general, suelen ser respetuosos con los compromisos que adquieren.
Como en otros países, las reuniones se pueden celebrar en los despachos o en lugares de hostelería. En Estados Unidos son bastante madrugadores. Si nos emplazan para un desayuno será a las siete de la mañana.
 
 
 
Aparte de estos consejos, siempre es recomendable:
 
  • Que antes de viajar a un país extranjero, con diferentes costumbres, acudamos a su embajada. Ellos nos pueden facilitar datos más concretos.
 
  • Si no se domina perfectamente el idioma extranjero, contar con un traductor, especializado en el lenguaje de los negocios.
 
  • Los contratos es mejor firmarlos con la presencia de los abogados de las dos partes, porque las leyes de cada país son diferentes.
 
  • Comprobar las fiestas nacionales, locales y los acontecimientos importantes del país al que vamos, para no organizar reuniones esos días (posiblemente viajemos para nada).
 
  • Si el país que visitamos tienen diferente forma de vestir (Ej: España-Arabia), hay que buscar un vestuario neutro, como por ejemplo un traje de chaqueta de color oscuro o gris.
 
  • Ser siempre puntuales. Aunque sea habitual en el otro país, no debemos acudir tarde a una cita, a ser posible un poco antes. Llegar tarde a una cita puede ser un mal comienzo, en donde se deteriore la confianza depositada en nosotros, incluso  aportar una valoración negativa a cualquier propuesta o negociación que hagamos.
 
  • Que Nuestra tarjeta de visita esté impresa por una de sus caras en nuestro idioma y por la otra en el idioma local, o en su defecto en inglés.
 
  • Que concertemos las reuniones con tiempo suficiente para poder organizar nuestro viaje y confirmarlas antes de viajar.
 
  • Tener información previa tanto de la empresa con la que queremos hacer negocios como de la persona con la cual vamos a conversar.
 
  • Memorizar los nombres de las personas con las que tenemos que hablar (en muchos casos serán nombres que estamos poco acostumbrados a oír y nos va a costar acordarnos de ellos si no los memorizamos).
 
  • Si tenemos que darles información por escrito (catálogos, informes, etc.) los haremos en su idioma. Si hay miembros de más de un país, a no ser que la reunión se celebre en el idioma local, se imprimirán en inglés.
 
 
 
 
 

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