El plan de comunicación

Dependiendo del público al que vayas a dirigirte el plan de comunicación es distinto.
 

• Plan de Comunicación Interna. Es aquel que se dirige a los empleados de la empresa. Sus objetivos principales son dos, por un lado, mantener informado al empleado con las acciones que se van a llevar a cabo y, por tanto, todos los interesados reciben el mismo tipo de información y al mismo tiempo (pueden existir pequeñas diferencias temporales si la información se transmite por correo electrónico, ya que los servidores no pueden mandar todos los mensajes al mismo tiempo ni todos los dominios los reciben instantáneamente, pero la información se conoce casi al unísono por todos).

En segundo lugar, el objetivo es mejorar las relaciones entre la empresa y los trabajadores. Con este tipo de comunicaciones se pretende generar un buen clima laboral y que sean los propios trabajadores los mejores embajadores de la marca. La buena relación entre la empresa y el trabajador genera fidelidad y, por ende, más retención del talento.
 

• Plan de Comunicación Externa. Es aquella que se dirige al resto de los grupos de interés de la empresa, como pueden ser los accionistas, los consumidores, los proveedores... Este tipo de comunicaciones refuerzan el mensaje que se quiere transmitir y la imagen que se quiere proyectar y, además, generan más visibilidad de la marca.

 
Los puntos esenciales en un plan de comunicación son los siguientes:
 
1º - Contexto
¿Dónde estamos? ¿Cómo se encuentra nuestro mercado? ¿quién es nuestra competencia y qué están haciendo ellos?...
Es decir, tendremos que realizar un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades), tanto externo como interno de la empresa o marca. Los datos son fundamentales, así que cuantos más tengamos -que sean de valor, claro- tendremos información más fiable y, por tanto, mejores decisiones podremos tomar.
Tenemos que analizar:

• El entorno. Es decir, todo lo que rodea a la empresa y que directa o indirectamente le afecta.
• Nuestra propia empresa. Es importante detectar las posibles oportunidades o amenazas. Y, por supuesto, nuestras debilidades y las fortalezas.

 
2º - Definir los objetivos
Con el análisis anterior hemos de tener ya un conocimiento con la situación real en la que se encuentra la empresa. A partir de esto, tenemos que valorar la mejor estrategia de comunicación que vamos a emplear a partir de ese momento.
Es el momento de marcarse objetivos, de establecer los KPI: conseguir mayor visibilidad de la marca, aumentar el número de seguidores e interacciones en las redes sociales, captar suscriptores, etc. Recuerda que todos los objetivos que te marques deben de ser alcanzables en el periodo de tiempo establecido, sino no te sirven de nada.
 
3º - Conocer a tu público objetivo.
Para conocer a nuestro público objetivo deberemos plantearnos varias cuestiones, pero antes de nada debemos de tener claro qué queremos transmitir y a quién.
¿A quién quiero que llegue este tipo de comunicación? ¿es hombre, mujer, niño...? ¿Qué edad tiene? ¿A que se dedica? ¿Qué le interesa? ¿En qué ocupa su tiempo libre? ¿Dónde reside? ¿Qué canales utiliza para informarse?... De nada te sirve querer mandar una comunicación a los cirujanos que se encuentran en la ciudad de Valladolid, si el público que lo recibe son estudiantes de unos 16 años que viven en Málaga.
Una vez que tengamos información detallada de nuestro público objetivo deberemos adecuar el mensaje y el tono para lograr captar su atención.
 
4º - Vamos con el mensaje
Ya tenemos el tono que vamos a emplear y el lenguaje que vamos a emplear, vamos a ver cómo debe de ser.
El interés se pierde muy rápido, así que no te andes con rodeos. Sé claro, conciso y directo. Tu público quiere conocer qué tienes que a ellos les interesa y, además, quieren (y necesitan) hacer poco esfuerzo por entenderte.
 
5º - Canales que vamos a utilizar para llegar a nuestro público
No todos los canales llegan a todos los públicos, así que otra razón importante para conocer bien al público al que nos dirigimos.
Los canales de los que disponemos pueden ser offline u online. Se pueden emplear uno o varios de una sola modalidad o mezclar varios de las dos modalidades.
Los principales canales offline son: radio, televisión, prensa, revistas especializadas, eventos y actos de relaciones públicas y la publicidad en mobiliario urbano, como las vallas publicitarias.
En el mundo online nos encontramos con la prensa online y webs de otros sectores, los blogs, las redes sociales, las newsletter, etc.
 
6º - Recursos y presupuesto necesario
Es algo necesario de recoger, ya que muchas veces pensamos a lo grande y luego no hay presupuesto para ello. Este documento tiene que recoger la partida económica que necesitamos (volvemos a insistir en este punto que previamente es necesario haberse informado y haber solicitado presupuestos sobre lo que queremos), los empleados o personal externo que necesitamos.
Lo mismo que con los objetivos, el presupuesto debe de ser realista con lo que dispone la empresa. De nada sirve presentar un presupuesto de 100.000€ si sabemos que no podemos pasar de los 20.000€.
 
7º- Plan con el calendario de acciones
Ya tenemos todo lo anterior controlado: conocemos el entorno, conocemos al público al que nos dirigimos, hemos establecido unos objetivos reales a conseguir, sabemos qué mensaje le debemos transmitir, hemos elegido los canales más propicios, hemos realizado un presupuesto que la empresa a aprobado y, por tanto, podemos ponernos ya en marcha.
Al tener los objetivos establecidos, deberemos de marcar también un calendario con las acciones a desarrollar para poder medir resultados y saber si los hemos cumplido.
Cada plan va a necesitar acciones diferentes. Unas podrán ser puntuales y otras necesitarán más continuidad, como puede ser comunicar varias veces al día, a la semana. Aún, siendo para la misma marca, cada plan es distinto.
 
8º - Análisis de resultados
Una vez más comprobamos la importancia de los datos en nuestros trabajos. Es la hora de medir resultados, sino no sirve de nada todo lo anterior. Hemos podido realizar todos los puntos anteriores, pero si desconocemos si ha sido un éxito o un fracaso, si hemos logrado los objetivos establecidos o no, no sirve de nada.
 
Un plan de comunicación es necesario en todo tipo de empresas y sectores.