El cuadro de mando integral es una herramienta de gestión que traduce la estrategia de la empresa en un conjunto coherente de indicadores, es decir, una metodología para diseñar, formular e implantar estrategias.
Desde el punto de vista de los puestos directivos, la información más importante es la que proporcionan las herramientas de Cuadro de Mando Integral (CMI), Análisis e informes sobre los indicadores del Plan Estratégico definido por la empresa. Se trata de información relacionada con el medio y largo plazo.
Con respecto a los modelos de datos desde la perspectiva estratégica suele ser necesario montar un almacén de datos (Data Warehouse) donde se depositan parte de los datos del sistema transaccional. Esto requiere de pasos previos donde se definen los datos relevantes para ser extraídos de las bases de datos principales y organizados en el Data Warehouse y los Data Marts.
Una vez que esta información ya ha sido segmentada y agrupada se estructuran en hiper-cubos OLAP desde donde acceden los diferentes sistemas de BI: Dashboard (tablero de instrumentos), Análisis y Reporting (Informes), entre otros.
Los Cuadros de Mando (CM) son herramientas de control empresarial orientadas a la monitorización de los objetivos de la empresa o de las diferentes áreas de negocio a través de indicadores. En función de la naturaleza de los indicadores estaríamos hablando de Cuadro de Mandos Estratégico (CME) si se trata de indicadores estratégicos u Cuadro de mandos Operativo (CMO) si los indicadores son operativos, es decir, indicadores rutinarios ligados a áreas o departamentos específicos de la empresa (las áreas suelen ser procesos).
El CME tiene una periodicidad que puede ir desde dos, tres, cuatro... años, y está interesado en elaborar indicadores que recojan las necesidades relacionadas con la reestructuración, arquitectura de producción u organización y con las necesidades de ajuste del capital humano y de los recursos tecnológicos.
La periodicidad de los CMO puede ser diaria, semanal o mensual, y además está focalizado en indicadores que generalmente representan procesos, por lo que su puesta en funcionamiento es más barata y sencilla y suele ser un buen punto de partida para aquellas compañías que intentan evaluar la implantación de un cuadro de mando integral.
Si bien actualmente tener una visión estratégica del negocio es imprescindible, no cabe duda de que la capacidad de reacción inmediata también es altamente necesaria.
Desde esta perspectiva y en el terreno tecnológico se ha observado un aparente divorcio entre indicadores de uso cotidiano e indicadores de mediano y largo plazo. Observación que ha dado lugar a las etiquetas de “BI Estratégico” y “BI Operacional”.
BI estratégico requiere de tiempo para establecer sistemas de consulta, cuadros de mando, etc. mientras que el BI operacional parte de procesos de carga de datos de alta velocidad.
El primero (BIE) ofrece un entorno mucho más flexible porque puede modificar toda la estructura interna de la empresa (capital social, capital humano, capital tecnológico, infraestructura, entre otros), es decir, todos los factores productivos son variables y pueden ser cambiados o modificados, y ofrece toda la información necesaria para tomar decisiones a largo plazo por parte de los directivos de una empresa.
En cambio, en el segundo (BIO) ofrece un entorno menos flexible ya que sólo puede modificar ciertos factores que intervienen en las decisiones de la empresa, mientras otros permanecen fijos. Aunque, permite a los responsables de operaciones tener interacciones y consultas en tiempo real para facilitar su tarea de gestión del día a día del negocio. El BI operacional se ha convertido en una herramienta del día a día que evitará problemas futuros, siempre que este articulado con los de largo plazo, y entregue los datos necesarios para la toma de decisiones a corto plazo.
Sin embargo, estas diferencias no los convierten en percepciones y herramientas de datos excluyentes, por el contrario, están estrechamente relacionados y no comprender la relación de simbiosis que existe entre ellos, limita y reduce el papel que juega el BI como herramienta analítica e interpretativa en la toma de decisiones ya sea de corto o largo plazo. Así, según cual sea el modelo de negocio y el sector, una empresa requerirá de uno u otro o, lo más probable, de ambas perspectivas de inteligencia.