El lenguaje escrito es frío. Depende de muchos temas ajenos al emisor que el receptor lo lea con el tono que realmente se ha enviado: el estado de ánimo que la persona tenga en ese momento, la prisa en leerlo porque esté pensando en hacer otra cosa... influye, incluso, si tiene que forzar la vista para poder leerlo bien.
Teniendo en cuenta que en este caso no nos va a servir la varita mágica, vamos a ver algunos componentes que te pueden ayudar a buscar el tono más cercano que quieres transmitir con tu empresa.
Tener en cuenta la longitud de las palabras
Desde pequeños nos damos cuenta de que las palabras cortas suelen ser más duras, directas y rotundas (“¡Ven aquí!”), que las palabras largas, que tienden a dar una imagen más relajada y cercana (“¡Me gustaría que vinieses aquí!”).
Ya, me puedes decir que el primer ejemplo es una orden y el segundo es un deseo. El objetivo buscado es el mismo, lo que cambia es la forma de decirlo y el tono empleado.
Cuando trabajas en una empresa es importante conocer el tono con el que quieren dirigirse a sus clientes, proveedores, socios, accionistas, etc. Sobre todo, tienes que entender que no escribes para ti, sino para la persona que te va a leer.
Si escribes para el blog de la empresa o para las redes sociales, el tono que vayas a usar tiene que ir en sintonía con
la misión, la visión y los valores de la empresa.
La longitud de las frases
Una frase excesivamente larga va a conseguir que el lector se pierda en lo que quieres decirle (por lo tanto, no vas a lograr el objetivo de tu mensaje). Una frase excesivamente corta puede sonar como una orden (a no ser que vaya adornada con signos de puntuación, dibujos,
emoticonos...).
Buscar el punto intermedio suele ser lo más recomendable, siendo concisos y entendibles. Frases que en la que no haya que asfixiarse sin respirar, pero que tampoco sean tan cortas que parezcan telegramas. Eso sí, cada frase es independiente, no todas tienen que medir lo mismo. Lo mismo que cuando hablamos, habrá que alternar las frases más cortas con largas.
¿Qué pronombre nos identifica más?
Lógicamente vamos a tener que usar los pronombres en nuestras comunicaciones, pero ¿sabes cuál es el que mejor te identifica? ¿Cuál prefiere tu público?
A la hora de hablar de la empresa nos solemos inclinar por la tercera persona, ya sea del singular o del plural.
Por ejemplo, la primera persona del plural (Nosotr@s) suele ser uno de los más empleados, ya que es más cercano, nos incluye a toda la empresa -somos humanos, no máquinas-. Eso no quiere decir que emplear la tercera persona del singular (el nombre de la empresa) sea desaconsejable, pero sí que se percibe como más distante y abstracto. ¿Qué queremos que interprete nuestro lector? Esta es una decisión que debes de tomar para encontrar el tono ideal.
Cuando nos dirigimos al público pasa lo mismo. Si escribimos a una persona determinada lo mejor, siempre, es dirigirnos a ella por su nombre, pero como esto no es el caso de las redes sociales o los posts del blog, deberás decidir si te diriges a ello en segunda persona del singular (tú) o en segunda del plural (vosotr@s).
Las habilidades comunicativas son esenciales en todos los ámbitos de nuestra vida, por eso,
en Spain Business School tenemos incluido el temario de habilidades directivas en todas nuestras maestrías.