Si sabemos la persona con la que vamos a hablar (es una cita ya programada), le daremos la mano y preguntaremos por algún tema trivial. Hay dos temas que siempre podemos utilizar para romper el hielo después del saludo:
- El contexto que nos rodea
Hablar sobre lo difícil que ha sido aparcar, lo bien comunicado que está el sitio en transporte público, lo amplia que es la entrada a la oficina, halagar el diseño y los muebles de la sala en la que estamos, sobre los colores corporativos en las paredes de la empresa, el entorno natural que lo rodea… temas de este tipo nos inician en una conversación.
Es uno de los temas más recurrentes: el tiempo tan lluvioso que tenemos últimamente, el calor insoportable ya desde por la mañana, la nevada tan espectacular que ha caído en la sierra, el tifón que asola…
Si, por el contrario, es un encuentro casual, pero nos interesa hablar con esa persona, nos acercaremos con una sonrisa franca y una actitud positiva y amistosa. Tenemos que emplear una entonación correcta y un lenguaje corporal que muestre esa actitud positiva. Lo primero le pediremos disculpas (la otra persona no cuenta con que le abordemos) y nos presentaremos “Disculpe, soy X…”, “Perdone, ¿es usted Y?, mi nombre es X…” y a continuación le diremos el motivo por el que nos hemos acercado a saludarle.
Hay conversaciones que se hacen muy amenas, otras muy pesadas, otras complicadas… Unas nos dará pena acabarlas, pero otras estaremos deseando hacerlo.
Hay conversaciones en las que ya tenemos los temas preparados (una reunión con un cliente, discutir un punto con un miembro de nuestro equipo, intentar negociar con un proveedor, resolverle la duda a un socio…). Hay otras que se van a desarrollar sin previa preparación (que nos presenten al ejecutivo de cuentas de una gran compañía, alguien que se acerca a conocernos en un networking, el papá de un compañero de nuestro hijo puede convertirse en un posible colaborador (mientras esperamos a la salida del colegio –también se habla de trabajo en estos casos, aunque no parezca el sitio adecuado-).
Saber finalizar una conversación es tan importante como empezarla. En aquellas que tengamos que resolver asuntos, no podemos hacerlo hasta que no hayamos tratado los principales temas. Antes de despedirnos podemos preguntar si todo ha quedado claro: “Por mi parte es todo. ¿Tiene alguna duda antes de que finalicemos?”, “Encantad@ de haber hablado con usted, en los próximos días le doy una contestación”, etc.
Si por alguna circunstancia tenemos que acabar la conversación dejando algún asunto sin tratar o con dudas, emplazaremos lo que nos queda para un próximo encuentro. “Lo siento. Tendremos que tratar los asuntos pendientes en una próxima reunión” (es mejor dejar ya la fecha y hora de la próxima reunión establecida), “Estos días estoy de viaje, pero a mi vuelta resolvemos el tema de…”, “Lo consultare con mi equipo y ya me pongo en contacto con usted otra vez”…
Si la conversación no estaba planificada intentemos acabar dejando buen sabor. Es decir, que nuestro interlocutor se quede con ganas de más.
Nunca debemos dejar a la otra/s persona con la palabra en la boca, ni siquiera, aunque estemos rompiendo relaciones (finalizar antes de tiempo un contrato, no firmar un acuerdo, etc.). A la hora de cortar, sin que sea una forma demasiado brusca, podemos hacer alusión a que se nos ha hecho tarde y tenemos otra cosa que hacer, a que nos falta información y nos gustaría debatirlo en otro momento, o simplemente a que no aceptamos las condiciones y que por lo tanto no hay acuerdo.