No importa tu estatus social, no importa tu edad, no importa dónde vivas; tu día tiene veinticuatro horas; ni un minuto más. Lo que sí varía de una persona a otra es lo que hace en ese periodo. Todos queremos más tiempo de descanso, de ocio, tiempo con la familia y los amigos, en fin, tiempo de calidad (según el baremo e interés de cada persona).
Las quejas de que el tiempo no alcanza están a la orden del día y no son nada nuevo. Antes de nuestra era ya se hablaba del aprovechamiento del tiempo.
“El tiempo es la cosa más valiosa que una persona puede gastar”. Theophrastus (300-287 a.C.)
Las tareas se acumulan y el poder de priorizar, decir que
NO y delegar se convierten en mecanismos muy poderosos en la lucha contra esos “ladrones” de tiempo. Que tire la primera piedra aquel que no haya pronunciado alguna de estas frases:
- ¡No tengo tiempo!
- ¡No sé en qué he perdido el día!
- ¡Tengo muchas cosas que hacer!
- ¡Lo siento no puedo, tengo cosas que hacer!
Sin embargo, ¿te has sentado solo o sola, con perspectiva y sentimiento crítico a ver en qué empleas tu tiempo?, ¿estás dedicando a las tareas el tiempo necesario y, sobre todo, en el momento adecuado para que no se conviertan en las temidas urgentes?
¿Qué te parece si vemos una técnica que nos ayude a priorizar todas esas tareas pendientes?
Primero me gustaría que llegáramos a un consenso sobre qué es importante y qué es urgente. Lo importante es aquello que contribuye a tus objetivos; la importancia está asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si los resultados de la misma son significativos o si el fracaso en su realización trae malas consecuencias. Por otro lado, una tarea es urgente cuando requiere atención inmediata; la urgencia es una cualidad asociada al tiempo y es inversamente proporcional al tiempo restante para la fecha límite.
“Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes.”
Dwight D. Eisenhower (1890 - 1969).
La Matriz de Eisenhower se basa en esta famosa frase del 34.º presidente de los Estados Unidos de América y nos da su visión de cómo se deben priorizar las tareas teniendo en cuenta su importancia y urgencia.
Veamos cada cuadrante y cómo actuar antes de cada situación:
Urgente e importante.
En estos casos hablamos de asuntos importantes que no recibieron atención en su momento, o que surgen de momento y requieren que sean tratados con inmediatez.
Debemos intentar no llegar a estas situaciones, dedicarle el tiempo necesario en el momento adecuado para que no se conviertan en asuntos urgentes, intentar cubrir los posibles escenarios para anticiparnos a ellos y evitarlos o para tener un protocolo de respuesta si ocurren.
Hay personas que pueden convertirse en “apaga fuegos” y disfrutar de la adrenalina del momento; otras pueden agobiarse ante tanto estrés y reducir su calidad de vida y rendimiento.
No urgente e importante.
Estas son mis preferidas. Deben recibir atención de forma prioritaria, requieren por lo general dedicación y esfuerzo. Son actividades proactivas que implican una proyección a largo plazo, aportan valor.
Es primordial planificarlas para que se hagan de forma eficiente en el rango de tiempo previsto, si se abandonan corremos el riesgo de que se conviertan en una crisis y su urgencia conlleve que no se realice con la calidad adecuada y se pierda parte del valor que pudiera aportar. Un correcto uso de la agenda nos puede ayudar a prevenir situaciones críticas y llevarnos a mejoras continuas que a mediano y largo plazo pueden marcar diferencia.
Urgente y no importante.
Estas son las más peligrosas y las que más afectan el aprovechamiento del tiempo. Esas interrupciones, distracciones, llamadas y consultas que tenemos a diario no deberían recibir atención de modo prioritario, pero la recibe porque son “urgentes” pero realmente, no son importantes. Si no las realizamos lo más probable es que no pase nada, sin embargo pueden ser la principal causa del uso indebido del tiempo.
A estas actividades reactivas se les dedica mucho tiempo, en parte porque tranquilizan la mente y nos aportan una sensación pasajera de alivio. Mi recomendación es delegarlas.
No urgentes y no importantes.
Son actividades que aportan poco y cuentan con una ventana de tiempo lo suficientemente amplia como para no ser urgentes. A pesar de no ser para nada provechosas devoran muchísimo tiempo, ¿quién no se ha encontrado en una reunión interminable, en la que se va a la deriva sin puerto a la vista? Charlas que no son necesarias y perfeccionismo son dos ejemplos muy comunes hoy en día.
Revisa estas tareas, ¿puedes dejar de hacerlas?, ¿puedes acotar su tiempo?, ¿lo que ya tienes es suficiente? Según tus respuestas seguro sabrás qué hacer con ellas y te sentirás muy bien contigo mism@ cuando sientas que tu tiempo está siendo bien empleado.
“Nuestro tiempo en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan y el que nos queda, lo perdemos sin darnos cuenta”.
Lucio Anneo Séneca (4 a.C. – 65 d.C.)
Tiempo, es lo más preciado que tenemos, intentemos que sea de calidad, que nos aporte, que nos haga feliz. Espero que este conocimiento te sea útil y sobre todo que lo apliques y te ayude a ganar tiempo.
No es sencillo llevarlo a cabo, requiere constancia, desechar algunos hábitos que tal parece que llevamos incrustados en el ADN e incorporar otros nuevos que conllevan un cambio de paradigma. Puedes apoyarte en un sistema de tarjetas, algunos softwares pueden ayudarte con esto o si eres un tanto más tradicional pues te recomiendo que uses post-it, apóyate en los colores para agrupar las tareas según los criterios de la Matriz de Eisenhower.
No olvides disfrutar del proceso, es muy gratificante ver cómo las tareas poco a poco van saliendo según su urgencia e importancia, y sobre todo cómo el tiempo comienza a jugar a tu favor.