En Internet, la rapidez que conlleva y, en muchos casos, la limitación de espacio -como en Twitter-, tendemos a escribir palabras en abreviaturas (ya sea de forma “casera”: k -que-, tb -también-, pq, pk -porque, por qué-, Tkm – Te quiero mucho- Bss -besos-…, como instauradas por un gran número de internautas: LOL - Laughing Out Loud o reírse a carcajadas- Thx -Thanks o gracias-…). En el entorno familiar o de amistad puede que estas abreviaturas no supongan nada, pero a nivel laboral no aportan nada positivo a la persona que las realiza.
Todavía da peor imagen un texto con faltas de ortografía. Siempre se deben de volver a leer los textos antes de enviarlos o publicarlos. Y hay que tener cuidado con el corrector, ya que no siempre acierta. Para cuando tengáis dudas, os recomiendo la web
http://www.fundeu.es/ en la que podéis realizar consultas y, por supuesto, la RAE
http://www.rae.es/consultas-linguisticas
Vamos a ver cuáles son las mínimas normas de convivencia por Internet para que resultemos educados.
Correos Electrónicos
En el entorno laboral, el envío de correos electrónicos es uno de los sistemas de comunicación más habitual. Enviamos correos tanto a personas que conocemos como a las que no (y que físicamente es posible que nunca las veamos ni intercambiemos ni una sola palabra verbal con ellas).
Aparte de las abreviaturas y, por supuesto, las faltas de ortografía que deben evitarse, hay unas normas básicas para dirigirnos a nuestros clientes, compañeros, superiores, empleados, proveedores, etc.
- Dirección de correo electrónico. Cuando entramos a formar parte de una empresa, generalmente nos crean una cuenta de correo con el dominio propio de la empresa. El nombre de usuario suele corresponderse con el nombre (juan@spainbs.com), con la inicial del nombre y el primer apellido (msanchez@spainbs.com) o con el nombre del departamento (comercial@spainbs.com).
En el caso de que seamos autónomos o freelance y trabajemos para diferentes empresas, o no tengamos un dominio propio, debemos de buscar un nombre fácil, real, con el que nos identifiquen. Lo mismo que cuando enviamos nuestro currículum o carta de presentación a una empresa de la que queramos formar parte. No os podéis ni imaginar la cantidad de currículums que he leído con direcciones de correo que no sabes si te entran ganas de llorar o de reír (pachungamiprima@---, simepisastechillo@---, lanenademichico@---, supernaty@---, rosa145874554@---, etc.).
- Asunto del mensaje: se debe resumir en muy pocas palabras el motivo por el que nos ponemos en contacto con esa/s persona/s. Por ejemplo. “Entrega de casos prácticos”, “Documentos para firmar”, “Reunión 8 de diciembre”, etc.
- Saludo y despedida. Todos los mensajes deben tener un saludo (Estimado, Buen día, Señor/a…). En el caso de que nos dirijamos a una persona que no nos conoce, tendremos que hacer una breve presentación de quién somos y el motivo por el que nos ponemos en contacto con ella (Mi nombre es --- / Me dirijo a usted por… / Como responsable del departamento de… / El motivo de que me ponga en contacto es…).
Y deben cerrarse con una despedida (“Un saludo”, “Quedo a la espera de su respuesta”, “Atentamente”…).
- La firma debe contener nuestro nombre, apellidos, número de teléfono (el que utilicemos: el personal o el de la empresa con la extensión que corresponda), nombre de la empresa para la que trabajamos -si es posible con enlace a la web y con el logotipo-, mail y en algunos casos también la dirección física.
- En cuanto al texto, igual que con las abreviaturas: evitar los emoticonos y los gifs ya que resultan poco serios cuando no se conoce a la persona a la que nos dirigimos.
- No utilizar las mayúsculas, puesto que indican que estás gritando.
- Archivos adjuntos. Si vamos a incluir archivos en nuestro correo, debemos de avisarlo en el texto y también asegurarnos de que lo hemos adjuntado antes de darle a Enviar.
- Respetar las reglas ortográficas con los signos de puntuación. Los signos de exclamación o interrogación en castellano son dos (uno al inicio de la frase y otro para cerrarla). Por favor, no pongáis: Saludos!!, Qué fecha te viene bien para reunirnos?
- El tiempo de todos es oro. No hagas tus textos demasiado extensos. Hay que ser concisos, pero, si decides explayarte, pon en el primer párrafo la idea principal y luego lo desarrollas.
- Como consejo, para no mandar un correo en “malas condiciones”, no poner el destinatario/s hasta que no hayamos acabado de redactar el mensaje y lo hayamos revisado. No serías el primero que envía un mensaje antes de acabarlo.
- Si somos nosotros los que recibimos el correo:
- Es de buena educación contestar, tanto para decir que sí estás interesado, como si no lo estás, o simplemente un Gracias, un Recibido...
En cuanto al
tiempo de respuesta en los mensajes.
- Si el mensaje que queremos enviar necesita una respuesta muy rápida, lo mejor es realizar la consulta con una llamada de teléfono, puesto que no todo el mundo está siempre conectado. Muchos solo revisan su correo pasadas unas horas.
- Si la respuesta es urgente, pero no inmediata, se debe de indicar en el correo que quedamos a la espera de su contestación “lo antes posible”, “en cuanto pueda”.
- Si el mensaje no precisa de una respuesta rápida, podemos indicarlo con un “quedo a su disposición”.
- Si el mensaje no precisa de respuesta, nos debemos de despedir de forma que quede reflejado: “Un saludo cordial”, “Atentamente”, etc.
Igualmente, nuestro tiempo de respuesta debe ceñirse a lo que el emisor está esperando.
Comentarios en las redes sociales
Los elogios y las críticas constructivas funcionan mejor y tienen mayor acogida que los insultos y las palabras incoherentes. Cuando tengas que realizar una crítica, hazlo pensando que el que te va a leer no es tu madre ni tu mejor amigo, que todo lo perdonan.
Si llevas las redes sociales de una empresa, piensa que las críticas sirven siempre para mejorar, son constructivas. Nunca te enfrentes a un usuario, y mucho menos le insultes o le faltes al respeto -aunque él sí que lo haga-.
Netiquette (conjunción de network, Internet y etiqueta), Netiqueta, o Etiqueta Net
Netiquette (Net + etiqueta = etiqueta en la red) son un conjunto de normas de comportamiento creadas para una buena convivencia digital.
En 1995, IETF (Internet Engineering Task Force. Grupo de Trabajo de Ingeniería de Internet), elaboró un documento con el que intentaba regular las comunicaciones en la red. A este documento lo conocemos como RFC1855 (Request for Comments 1855) y está enfocado a las normas de comportamiento básicas en las listas de correo y en los foros web.
Puedes consultarlo en:
https://www.ietf.org/about/