El funcionamiento del sistema de caja es muy sencillo. Se entiende que el devengo de las operaciones, y por consiguiente el momento en que nace la obligación del impuesto, en el momento de pago o cobro de las facturas, en lugar de, como es habitual, el momento de emisión de las mismas.
De esta forma, si la empresa emite una factura a 1 de enero, hasta ahora tenía que abonar el IVA de tal factura en la declaración trimestral correspondiente a esa fecha, aunque el pago efectivo de la misma se produjese en julio.
Con la aplicación de este sistema, en cambio, aunque la factura se emita el 1 de enero, no nacerá la obligación de pago, el devengo del impuesto, hasta el mes de julio, cuando se realiza el efectivo pago de la misma, abonando dicho IVA la empresa en la declaración trimestral correspondiente a dicha fecha, tercer trimestre, y no teniendo, en consecuencia, que adelantar durante 6 meses la empresa el IVA de una factura que no había cobrado.
Como consecuencia de ello, y como no podía ser de otro modo, la aplicación de este criterio se aplica tanto a facturas emitidas, con IVA repercutido, como a facturas recibidas, con IVA soportado, y por tanto, no puede compensarse el IVA pagado en facturas de consumos realizados hasta el mismo momento en que se haya abonado la misma.
Debe puntualizarse que cabe la opción de devengo parcial del impuesto, en el caso de que el abono efectivo de la factura, o en su caso el pago de la misma, se realice de forma parcial, de modo que puede desglosarse el impuesto en proporción al momento del efectivo abono o cobro del bien o servicio al que se le aplica.
Como protección para la Administración y al resultar vinculada la tributación al momento en que se pagan o se cobran las facturas, se grava a la sociedad con la prueba de dicho momento, debiendo poder acreditarse que efectivamente se ha cobrado o se ha pagado una factura en un momento determinado y, consecuencia de ello, es en ese momento en el que se considera devengado el impuesto y nace por tanto la obligación de pago del mismo.
Para el caso en que se no se produzca durante el año de emisión de la factura el pago o cobro de la misma, ni tampoco durante el año natural siguiente, a fin de no prorrogar indefinidamente el momento de devengo del impuesto, la ley indica que se entenderá devengado el mismo a fecha 31 de diciembre, del año posterior a la emisión de la factura.
Este nuevo criterio, que es opcional y ha de ser solicitado de forma expresa por la empresa para serle de aplicación, exige determinados requisitos para poder acogerse a él, así como excluye determinadas operaciones para su aplicación.
Pueden aplicar el régimen especial del criterio de caja los sujetos pasivos del Impuesto cuyo volumen de operaciones durante el año natural anterior no haya superado los 2.000.000 de euros.
Para el caso de que el sujeto pasivo hubiera iniciado la realización de actividades empresariales o profesionales en el año natural anterior, el importe del volumen de operaciones deberá elevarse al año, es decir, debe hacerse una regla de tres entre el tiempo de actividad realizado en el año anterior desde la constitución de la empresa, y el resultado que se habría obtenido de extrapolar tal resultado a todo el año, de modo que se pueda realizar una comparación en igualdad de condiciones para nuevas empresas que para empresas de más de un año.
Se recoge también la situación de nuevas empresas, creadas en el mismo ejercicio en que se desea acoger a tal régimen, otorgando la posibilidad de acogerse al mismo con limitaciones en cuanto a volumen de operaciones.
Por otro lado, se establece una exclusión de este régimen para los sujetos pasivos cuyos cobros en efectivo respecto de un mismo destinatario durante el año natural superen la cuantía que se determine reglamentariamente, cuantía que aún no ha sido fijada y por consiguiente dicho aspecto no es de aplicación en tanto en cuanto no se determine.
Una vez solicitado acogerse el régimen especial, se entiende que hasta que no se renuncie al mismo, la empresa seguirá aplicando dicho criterio, excluyéndose también la aplicación del mismo sobre las empresas que hayan renunciado a su aplicación en los 3 años anteriores, es decir, si se renuncia al mismo, dicha renuncia se entiende efectiva durante, al menos, 3 ejercicios.
Además, en el aspecto objetivo, existen determinadas operaciones excluidas de aplicación del mismo:
- Las acogidas a los regímenes especiales simplificado, de la agricultura, ganadería y pesca, del recargo de equivalencia, del oro de inversión, aplicable a los servicios prestados por vía electrónica y del grupo de entidades.
- Las entregas de bienes exentas a las que se refieren los artículos 21, 22, 23, 24 y 25 de la ley (Exportaciones y entregas intracomunitarias).
- Las adquisiciones intracomunitarias de bienes.
- Aquellas en las que el sujeto pasivo del Impuesto sea el empresario o profesional para quien se realiza la operación de conformidad con los números 2º, 3º y 4º del apartado uno del artículo 84 de esta Ley. (Inversión del sujeto pasivo).
- Las importaciones y las operaciones asimiladas a las importaciones.
- Aquellas a las que se refieren los artículos 9.1.º y 12 de la ley (autoconsumo de bienes y servicios)