Existen diferentes actos de comunicaciones públicas (discursos, ponencias, conferencias, etc.). En el ámbito profesional, una presentación es una comunicación que se hace ante un público. Principalmente consisten en presentar datos con la intención de comunicar algo a nuestra audiencia de cara a alcanzar los objetivos que previamente hayamos fijado. Pero ¿sabes cuáles son los elementos que debes tener controlados para que tu presentación salga bien?
4 elementos básicos de cualquier presentación en público
Existen varios elementos en torno a una presentación, pero cuatro de ellos nunca deben de faltar: el presentador, el mensaje, el auditorio y la infraestructura.
1. El presentador, lógicamente, es la persona que realiza la presentación. Dependiendo de sus habilidades comunicativas y su experiencia, transmitirá mejor o peor. Todos, sin excepción, tenemos puntos a mejorar y está claro que la experiencia nos dota de más destrezas para no cometer los mismos errores. Hay presentadores capaces de adaptarse a cualquier contexto. Otros que lo tienen más limitado, ya sea al tema que se trate o a la audiencia a la que se dirija. Es importante, por tanto, que el presentador o ponente tenga claro cuál es su público, la temática y el tiempo de duración para adaptar su mensaje a su audiencia.
2. El mensaje. En el esquema de la comunicación vemos que para que ésta se produzca tiene que haber una serie de componentes: emisor, receptor, mensaje y canal. Por muy bueno que sea el presentador, si el mensaje no es el adecuado al contexto y la audiencia, estaremos fallando en la comunicación del mismo.
3. El auditorio. Es importante hacer un análisis previo para conocer la audiencia a la que nos vamos a dirigir: edad, intereses, contexto, número de personas, etc.
4. La infraestructura. El presentador tiene que conocer el entorno en el que va a realizar la presentación. Es importante que conozca las medidas del lugar, sobre todo si va a hacer su exposición de pie, y las posibilidades que ofrece para utilizar diferentes apoyos como luces, micrófono, proyectores, etc.
Y, aunque no siempre se produce, hay que contar con los fallos o imprevistos que se pueden producir en cualquiera de los anteriores componentes, como por ejemplo el que acudan muchos menos asistentes con los que contábamos o que deje de funcionar la wifi. Antes de improvisar, es mejor llevar preparado un plan B, aunque nunca sabremos con qué imprevisto nos podemos encontrar.
Hacer presentaciones eficaces es fácil si seguimos una serie de pautas:
¿Qué debemos revisar antes de la presentación?
- Informarnos sobre el tema del que vamos a hablar. Es importante hablar con conocimiento y confianza. No se trata de memorizar, sino de comprender sobre lo que tenemos que hablar.
- Controla los nervios. Es normal que antes de una presentación nos suden las manos, tengamos el estómago hecho un nudo, la boca seca... incluso con la presentación bien preparada, pero es importante realizar técnicas de relajación (respirando profundamente, visualizaciones previas positivas...).
- Cuando prepares el discurso, organiza los puntos que vas a tratar. Las ideas más importantes deben de ir al principio, ya que, pasados unos minutos, la audiencia tiende a desconectar.
¿Qué debemos tener en cuenta durante la presentación?
Siempre que vayamos a preparar una exposición hay que pensar en el espectador. Una presentación se realiza para comunicar, persuadir o influir en la audiencia a la que nos dirigimos. Tener claro el tipo de presentación al que nos vamos a enfrentar y qué espera de ella nuestro auditorio, es clave para el éxito de esta.
- Nuestra presentación. Lo primero que debemos realizar al hacer nuestra presentación es presentarnos, si no nos dirigimos a una audiencia que nos conoce (o no han realizado una presentación nuestra antes), saludar y dar la bienvenida y las gracias por la asistencia.
- Desarrollo. Durante el desarrollo de nuestra presentación es importante tener en cuenta una serie de técnicas o recomendaciones. Implicar en nuestro mensaje a TODA la audiencia. Es decir, no dedicar nuestras miradas solo a una persona o a una parte de la audiencia.
- Coloquio. No todas las presentaciones tienen coloquio o una ronda de preguntas, pero si lo hay, debemos animar a la audiencia a participar.
- Despedida. Ser amable con el auditorio es fundamental. Podemos despedirnos, por ejemplo: “De nuevo, daros las gracias por el esfuerzo que habéis hecho hoy al asistir”.
Tips finalizar la presentación con éxito
Una vez acabada la presentación, y dependiendo de qué tipo sea, es importante:
- Que el mensaje que quieras transmitir haya llegado a la audiencia.
- Que si es un trabajo en equipo la audiencia lo sepa.
- En muchas ocasiones, finalizar con una frase brillante, con una anécdota o con una moraleja hará que permanezcas por más tiempo en su recuerdo.
- Da la posibilidad de que contacten contigo, ya sea a través del correo electrónico, del teléfono, de las redes sociales, etc.
- Si no hay otra intervención a continuación (de otra persona), reserva un tiempo para que puedan acercarse y charlar contigo.
- Una vez que te encuentres a solas, o con tu equipo, analiza los aciertos y los errores cometidos durante la intervención. Te servirá para mejorar en las siguientes.
Para hacer una presentación eficaz: prepárate, ten confianza en ti y ¡vete a por todas!