El problema no es que se trabaje más y más, sino que el estrés generado por “tanto sin hacer” provoca que abramos muchos frentes y no defendamos ninguno. El Time Blocking (tiempo bloqueado) es una técnica de productividad bastante efectiva, basada en planificar el día por adelantado y reservar ciertos espacios de tiempo para hacer tareas específicas.
¿En qué consiste?
Tim Blocking es un horario establecido en el que se indica en qué trabajar y cuándo hacerlo. Por lo tanto, se deberá confeccionar el calendario a una semana vista. Una vez finalizado el día se deberá comprobar si todas las tareas han sido finalizadas y, en el caso de que entren nuevas tareas, poder reajustar los días siguientes en base a esa nueva necesidad. Ten en cuenta que aquello que no aparece en el calendario, no debes de hacerlo...
Para sacar provecho a la técnica, lo primero en lo que te debes centrar es en realizar el planing. Dedicar tiempo a ver cómo vas a invertir tu tiempo y esfuerzos. Para ello, lo primero es que tengas claro qué objetivos quieres conseguir y saber distinguir entre las entradas “urgentísimas” del día a día y las tareas que debes realizar.
Ahora debes de rellenar cada bloque de tiempo con las tareas que hayas decidido, incluidas las personales (dormir, hacer deporte, quedar con amigos...) y aquellas con las que no cuentas, como puede ser una llamada de teléfono que no tienes agendada.
Algunas recomendaciones a la hora de diseñar tu calendario:
- Lo normal es que recién levantados nuestra capacidad de concentración sea mayor que pasadas unas horas, así que lo más recomendable es que dediques ese tiempo a las tareas que requieran de más concentración.
- Confeccionar el calendario no va a ser fácil en un principio, sobre todo si no sabes qué tareas priorizar y cuáles consideras importantes, pero son superficiales. Y, seguramente tengas que ir ajustando los bloques de horario porque una tarea te lleva más o menos tiempo del estipulado. Es importante que le dediques un tiempo (aunque carezcas de él) y comprobarás en unas semanas como mejoras tu productividad. No tires la toalla porque te cueste ir adaptando el calendario a tus necesidades.
- Deja bloques de tiempo en blanco. Estos bloques serán ocupados por todos aquellos imprevistos que te vayan surgiendo a lo largo del día. Por ejemplo, si recibes una llamada a la que tienes que atender durante tu bloque de tiempo de revisar el correo, puedes posponer revisar el correo en el bloque de tiempo en blanco, o decir que devuelves la llamada a esa hora. Una reunión que se extiende más de los estimado, una tarea que se te ha complicado más que en otras ocasiones...
- Combina bloques de tiempo grandes con otros más pequeños. No consiste en marcarse un bloque rígido de 30 minutos cada uno porque sino sería una locura de cambio de tareas, sino de agrupar aquellas afines en los mismos periodos (hacer un bloque grande) para no tener que cambiar el chip.
- Aíslate lo más posible. Puede que en ocasiones creas que puedes resultar maleducado, pero si explicas tu técnica lo más seguro es que te entiendan y respeten tus espacios. Por ejemplo, si tienes que dar una clase los martes de 18 a 20h. y te llaman en ese horario, no puedes responder a la llamada; lo lógico es que quien te la ha realizado lo entienda y sepa que en esas horas no te puede contactar los martes.
Para diferenciar el tipo de tareas puedes usar colores. De un vistazo es mucho más fácil y te ayuda a asimilar a qué te vas a dedicar en cada momento (por ejemplo, si coloreas de verde las tareas administrativas, de azul las de RRHH y de naranja las personales, te va a resultar más fácil interpretar el calendario, una vez que cojas la rutina de usarlo y asimiles cada color con la tarea).
El Time Blocking es una herramienta empresarial efectiva para impulsar la productividad, siempre y cuando se respeten los tiempos y el orden marcado. Parece una técnica muy simple, pero para que dé resultados hay que seguirla.